1. Doel
Dit klachtenreglement beschrijft de werkwijze voor het indienen, behandelen en afhandelen van klachten over de dienstverlening van Klare Kijk. Klare Kijk streeft naar professionele en respectvolle begeleiding. Mocht een opdrachtgever of deelnemer desondanks ontevreden zijn, dan wordt een zorgvuldige afhandeling van de klacht gewaarborgd.

2. Definities

• Klager: De opdrachtgever of deelnemer die een klacht indient over de dienstverlening van Klare Kijk.
• Klacht: Iedere schriftelijke uiting van ontevredenheid over de wijze waarop Klare Kijk de dienstverlening heeft uitgevoerd.
• Klare Kijk: De coachpraktijk die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening.

3. Indienen van een klacht

• Een klacht dient binnen 14 dagen na het ontstaan van de klacht schriftelijk (per e-mail of brief) te worden ingediend bij Klare Kijk.
• De klacht bevat minimaal:
  – Naam en contactgegevens van de klager
  – Datum van de sessie of situatie waarop de klacht betrekking heeft
  – Een duidelijke omschrijving van de klacht

4. Behandeling van de klacht

• Klare Kijk bevestigt schriftelijk de ontvangst van de klacht binnen 5 werkdagen.
• De klacht wordt vertrouwelijk behandeld.
• Klare Kijk streeft ernaar de klacht binnen 14 werkdagen na ontvangst af te handelen. Indien meer tijd nodig is, wordt de klager hierover geïnformeerd, inclusief een nieuwe termijn.

5. Afhandeling en uitkomst

• De uitkomst van de klachtbehandeling wordt schriftelijk aan de klager meegedeeld.
• Indien de klacht gegrond wordt verklaard, zal Klare Kijk in overleg met de klager een passende oplossing bieden.
• Indien de klacht ongegrond wordt verklaard, wordt dit gemotiveerd toegelicht.
• De uitkomst van de interne klachtbehandeling is niet bindend voor de klager. Indien de klager het niet eens is met de uitkomst, kan hij/zij zich wenden tot een externe instantie.

6. Externe klachtenprocedure

Indien de klager zich niet kan vinden in de afhandeling van de klacht, kan deze zich wenden tot een onafhankelijke derde, zoals een beroepsvereniging (indien Klare Kijk daarbij is aangesloten) of een erkende klachtenfunctionaris. In dat geval informeert Klare Kijk de klager over de verdere mogelijkheden.

7. Bewaartermijn
Klachten en de wijze van afhandeling worden gedurende 2 jaar na afsluiting van de klacht bewaard in een beveiligd dossier.

8. Toepasselijk recht
Op dit klachtenreglement is Nederlands recht van toepassing.